Flowchart là cách hiệu quả để hiển thị các bước trong một quy trình. Tuy nhiên Flowchart có thể gây nhầm lẫn hoặc hiểu nhầm nếu không được vẽ đúng cách. Khi thiết kế và và tạo lưu đồ cần đáp ứng yếu tố dễ đọc và dễ hiểu. 5 quy tắc vẽ flow chart bất di bất dịch sau đây sẽ giúp bạn tạo lưu đồ dễ đọc, dễ hiểu và sử dụng hơn.  

5 quy tắc vẽ flow chart hiệu quả cần tuân thủ

1. Sử dụng các yếu tố thiết kế nhất quán

Quy tắc vẽ flow chart tiên phong tính là tính đồng điệu. Các hình dạng, đường kẻ và văn bản trong lưu đồ phải đồng nhất về phong cách thiết kế .Ví dụ này cho thấy cách vận dụng tính đồng điệu trong vẽ lưu đồ .Sử dụng các yếu tố thiết kế nhất quánSử dụng các yếu tố thiết kế nhất quán

Lưu ý: Chỉ hình dạng bắt đầu và kết thúc là hình elip. Tất cả những các hình dạng khác đều là hình chữ nhật, trong đố mọi hình dạng đều có cùng kích thước và khoảng cách với nhau. Các hình khối hình này có đường viền giống nhau và được căn chỉnh thống nhất. 

Sử dụng tính đồng điệu hoàn toàn có thể vô hiệu sự can thiệp không thiết yếu và làm cho luồng tài liệu hoặc quá trình thao tác rất dễ theo dõi .Màu sắc giúp các bước trong quy trình trở nên rõ ràng hơnMàu sắc giúp các bước trong quy trình trở nên rõ ràng hơn

Đôi khi màu sắc giúp làm cho các bước của quy trình rõ ràng hơn. Một số loại quy trình nhất định, chẳng hạn như ra quyết định có thể được hiển thị bằng các màu khác nhau, giống như các bước yêu cầu người dùng quay lại bước trước đó. Hầu hết các cách xây dựng workflow đều yêu cầu thực hiện quy trình này thủ công và tốn khá nhiều thời gian. Các doanh nghiệp có thể sử dụng workflow app tích hợp sẵn tính năng và định dạng tự động. 

Đôi khi việc vẽ một lưu đồ tương thích vượt ra ngoài các phong cách thiết kế cơ bản và đơn thuần sẽ là thích hợp và được đồng ý. Một trong những ví dụ về trường hợp này là sử dụng hình ảnh để tạo lưu đồ. Ví dụ : Sử dụng hình ảnh sẽ làm cho sơ đồ trở nên mê hoặc hơn trong slide thuyết trình. Điều này sẽ càng hữu dụng hơn khi người nghe đa ngôn ngữ bởi các bước trong quá trình hoàn toàn có thể được lý giải rõ ràng bằng hình ảnh .

2. Sắp xếp mọi nội dung trên một trang

Người dùng muốn thực hành thực tế tốt việc vẽ lưu đồ cần bảo vệ rằng sơ đồ được biểu lộ trên một trang duy nhất mà văn bản vẫn hoàn toàn có thể đọc được, đó là một trong những quy tắc vẽ flow chart bất di bất dịch. Khi biểu đồ có size lớn để vừa trên một trang, người dùng cần chia nó thành nhiều biểu đồ và sử dụng những link trong ứng dụng để tương hỗ liên kết các biểu đồ này. Ngoài ra, bạn cũng hoàn toàn có thể sử dụng một số ít giải pháp để giữ sơ đồ trên một trang dưới đây :A. Nếu một trang có size hơi lớn, hãy nỗ lực làm cho nó nhỏ hơn. Tuy nhiên cần nhớ rằng phông chữ sử dụng cũng sẽ đổi khác tỷ suất .Ví dụ : Nếu bạn sử dụng phông chữ 10 điểm và chia tỷ suất biểu đồ thành 60 % size bắt đầu, phông chữ của bạn giờ đây thực sự là 6 điểm .Một mẹo ở đây là sử dụng phông chữ lớn hơn để bù đắp việc giảm tỷ suất. Trong ví dụ này, nếu bạn đặt lại phông chữ thành 16 điểm, tỷ suất 60 % sẽ tạo ra phông chữ 9,6 điểm. Tất nhiên, việc sử dụng phông chữ lớn hơn hoàn toàn có thể làm tăng kích cỡ của hình tượng, thế cho nên bạn hoàn toàn có thể cần thực thi 1 số ít kiểm soát và điều chỉnh để có giao diện đúng chuẩn .Sắp xếp mọi nội dung trên một trangSắp xếp mọi nội dung trên một trangB. Tùy thuộc vào số lượng bước, bạn cũng hoàn toàn có thể kiểm soát và điều chỉnh dòng biểu đồ của mình từ trái sang phải, sau đó xuống dòng tiếp theo để liên tục .Điều chỉnh dòng biểu đồ từ trái sang phảiĐiều chỉnh dòng biểu đồ từ trái sang phảiC. Một cách khác để giải quyết và xử lý các lưu đồ lớn là chia chúng thành một tập hợp các lưu đồ nhỏ hơn. Để thực thi việc này, hãy khởi đầu với sơ đồ cấp cao nhất phân phối tổng quan ngắn gọn về các bước trong quy trình tiến độ hoàn hảo. Sau đó, mỗi bản tóm tắt ngắn này sẽ chứa một siêu link đến một lưu đồ riêng không liên quan gì đến nhau hiển thị cụ thể của bước đó .Chia thành tập hợp các lưu đồ nhỏ hơnChia thành tập hợp các lưu đồ nhỏ hơn

3. Xây dựng luồng dữ liệu từ trái sang phải

Quy tắc vẽ Flow chart “ bất di bất dịch ” tiếp theo chính là vẽ flowchart theo cấu trúc sơ đồ từ trái sang phải giúp thông tin dễ đọc và dễ hiểu hơn .

Doanh nghiệp tham khảo thêm: Nguyên tắc 5W-1H-5M “chìa khóa” xây dựng và quản lý quy trình công việc hiệu quả

4. Sử dụng đường dẫn phân chia thay vì các ký hiệu truyền thống

Lưu đồ truyền thống lịch sử sử dụng các hình tượng kim cương để biểu lộ các quyết định hành động. Có ba yếu tố cố hữu gồm có :

  1. Một biểu tượng quyết định ngay lập tức đưa ra hai hướng của luồng thông tin, phá vỡ quy tắc từ trái sang phải, làm cho biểu đồ khó theo dõi hơn.
  2. Hầu hết người dùng không hiểu ý nghĩa của các ký hiệu khác nhau, vì vậy việc giới thiệu hình dạng viên kim cương là gây mất tập trung.
  3. Nhiều người tạo ra lưu đồ cũng không quen với các ký hiệu thông thường nên sử dụng chúng tùy ý và gây nhầm lẫn.

Sử dụng đường dẫn phân chia thay vì các ký hiệuSử dụng đ
ường dẫn phân chia thay vì các ký hiệu

5. Đặt dòng trả về dưới biểu đồ luồng

Quy tắc vẽ Flow chart sau cuối chính là đặt dòng trả về dưới biểu đồ luồng. Vì tất cả chúng ta đọc văn bản từ đầu trang xuống một cách tự nhiên, điều hài hòa và hợp lý là dòng trả về nên được đặt bên dưới lưu đồ thay vì bên trên nó. Nếu hai dòng trả về là bắt buộc, chúng không được trùng nhau. Sau đây là một ví dụ về hàng được trả về trông như thế nào :Đặt dòng trả về phía dưới luồngĐặt dòng trả về phía dưới luồng

Ví dụ về thiết kế lưu đồ trong thực tế

Ngày nay, lưu đồ thường được sử dụng để cải thiện quy trình kinh doanh. Khi được áp dụng cho lĩnh vực này, flowchart được gọi là sơ đồ nghiệp vụ, sơ đồ quy trình làm việc hoặc đơn giản là lưu đồ. Đối với hầu hết người dùng, mục tiêu của việc lập sơ đồ luồng quy trình kinh doanh là cải thiện hiệu quả của tổ chức. Nó có thể bắt đầu bằng phân tích “nguyên trạng”, phân tích này xem xét quy trình làm việc hiện tại bằng cách tìm kiếm các lĩnh vực cần cải thiện. 

Một cách sử dụng khác là ghi lại sự tuân thủ pháp luật hoặc bảo vệ các quy trình trấn áp chất lượng. Chẳng hạn như mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng ISO 9000 hoặc ISO 9001. Vẽ sơ đồ tiến trình kinh doanh thương mại cũng có lợi cho việc huấn luyện và đào tạo nhân viên cấp dưới mới .Vấn đề là các giải pháp tạo lưu đồ truyền thống lịch sử thường không dễ hiểu vì chúng không tuân theo năm quy tắc vẽ Flow chart “ bất di bất dịch ” trên đây. Hãy xem 1 số ít ví dụ về sơ đồ hoàn toàn có thể được cải tổ bằng cách vận dụng các kỹ thuật phong cách thiết kế này. Hình này được phong cách thiết kế theo hướng từ trên xuống. Nó sử dụng các hình tượng truyền thống lịch sử như kim cương quyết định hành động và hình dạng tài liệu .

Một trong những vấn đề thường gặp phải với các thiết kế lưu đồ truyền thống là chúng khó tạo và sử dụng một cách đơn giản và dễ hiểu. Ví dụ, không có lối thoát trong hộp “Sửa đổi mục”, vì vậy người dùng đang phải đối mặt với một ngõ cụt vào lúc này. Một sự khác biệt trong ví dụ này là chỉ có hai hình dạng: hình bầu dục đại diện cho sự bắt đầu và kết thúc của quá trình, và hình chữ nhật đại diện cho mọi thứ khác. Định dạng này không yêu cầu người dùng giải mã.Trên đây là năm quy tắc vẽ Flow chart “bất di bất dịch” mà người dùng cần tuân thủ. Với hướng dẫn tạo lưu đồ đơn giản trên đây các doanh nghiệp có thể tạo ra quy trình kinh doanh giúp tăng doanh thu và phát triển toàn diện.

Ví dụ thiết kế lưu đồ trong thực tếVí dụ thiết kế lưu đồ trong thực tế

FastWork Workflow – Phần mềm số hóa quy trình và tự động hóa giao việc hiệu quả nhất hiện nay

FastWork Workflow –  Phần mềm số hóa quy trình công việc và tự động hóa giao việc của FastWork giúp doanh nghiệp dễ dàng thiết lập và chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ nội bộ nhằm tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban. Từ đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm nhiều chi phí, thời gian, giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành và nâng cao hiệu suất của mỗi cá nhân.

Quản lý quy trìnQuản lý quy trình công việc hiệu quả với phần mềm FastWork Workflow h công việcQuản lý quy trình công việc hiệu quả với phần mềm FastWork Workflow  

#1 Tự động hóa không giới hạn quy trình: FastWork WorkFlow hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập – phân quyền – kiểm soát – theo dõi số lượng lớn quy trình trên 1 hệ thống duy nhất.

#2 Chi phí hợp lý, miễn phí cập nhật tính năng mới: Chi phí sử dụng chỉ từ 500.000 VNĐ/ tháng, với rất nhiều tính năng ưu việt được cập nhật liên tục phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và thị trường.

#3: Lộ trình triển khai nhanh chóng: FastWork sở hữu đội ngũ tư vấn, kỹ thuật viên chuyên nghiệp, hỗ trợ triển khai đào tạo nhanh chóng và phối hợp xử lý phát sinh 24/7.

#4: Khả năng trao đổi, tích hợp dữ liệu: Trao đổi thuận tiện, đính kèm tài liệu, hình ảnh dễ dàng ngay dưới mỗi nhiệm vụ

#5: Tương thích với nhiều thiết bị: Sử dụng trên cả 2 nền tảng Web và App di động với hệ điều hành Android và IOS, cho phép người dùng truy cập và sử dụng mọi lúc mọi nơi.

Tham khảo video để hiểu thêm về Workflow trên FastWork

Không chỉ là một Phần mềm số hóa quy trình công việc và tự động hóa giao việc chuyên nghiệp. FastWork Workflow còn có thể liên kết với nhiều phần mềm khác trên cùng một nền tảng như: phần mềm quản lý nhân sự – HRM, phần mềm quản lý công việc, phần mềm quản trị quan hệ khách hàng – CRM, phần mềm quản lý đánh giá – KPI… để tạo thành bộ công cụ hỗ trợ quản trị và điều hành doanh nghiệp toàn diện. 

Hơn + 1500 doanh nghiệp đã ứng dụng FastWorrk Workflow vào quản trị quá trình và đạt được những hài lòng nhất định .Liên hệ đường dây nóng 0983 089 715 hoặc điền thông tin ĐK ở Form dưới đây để được tư vấn và nhận Demo thưởng thức không tính tiền ngay ngày hôm nay .

Đăng ký dùng thử